Polityka prywatności

Co zbieramy

Strona marketingowa: minimum - domyślnie brak ciasteczek analitycznych. Logi serwera zapisują IP i user agent dla bezpieczeństwa i limitów (retencja: 30 dni).

Formularz kontaktowy: imię, email, firma, liczba pracowników, wiadomość, znacznik czasu, IP nadawcy. Do odpowiedzi na Twoje zapytanie.

Konta w portalu: imię, email służbowy, zaszyfrowany hash hasła, organizacja, rola, preferowany język, status 2FA, znacznik ostatniego logowania.

Rekordy pracowników (zarządzane przez klientów): imię i nazwisko, email, telefon, stanowisko, typ umowy, daty rozpoczęcia/zakończenia, koniec okresu próbnego, status right-to-work + daty weryfikacji, notatki. Dane dostarczone przez organizację klienta.

Sprawy HR: typ sprawy, notatki, zmiany etapów, załączone dokumenty. Widoczne tylko dla adminów, scoped na organizację klienta.

Zgłoszenia i wiadomości: treść, znaczniki czasu, nadawca, zmiany statusu.

Wgrane dokumenty: przechowywane prywatnie w Vercel Blob, pobierane tylko przez uwierzytelniony proxy po sprawdzeniu uprawnień.

Log audytu: każda akcja zapisu (login, upload/download, odpowiedź w tickecie, zmiana sprawy) z autorem, IP, znacznikiem czasu, obiektem - trzymany bezterminowo dla compliance.

Podstawa prawna przetwarzania

• Umowa (Art. 6(1)(b) UK GDPR): świadczenie usług, na które zapisałeś się Ty lub Twój pracodawca.
• Uzasadniony interes (Art. 6(1)(f)): logi bezpieczeństwa, rate limiting, ślad audytu dla obrony przed sądem pracy.
• Zgoda (Art. 6(1)(a)): komunikacja marketingowa (tylko opt-in; można wypisać się w dowolnym momencie).
• Obowiązek prawny (Art. 6(1)(c)): rekordy podatkowe i zatrudnienia zgodnie z HMRC i przepisami ustawowymi.
• Dane szczególne (chorobowe, zdrowotne pracowników): przetwarzane na podstawie Art. 9(2)(b) - obowiązki pracodawcy wynikające z prawa pracy.

Retencja

Formularz kontaktowy: do rozstrzygnięcia plus 12 miesięcy.

Konta portalowe: przez czas trwania umowy plus 6 lat po zakończeniu (HMRC + okno na roszczenia).

Rekordy pracowników: przez czas zatrudnienia plus 6 lat po zakończeniu.

Sprawy HR: 6 lat po zamknięciu sprawy.

Wgrane dokumenty: tak jak rekord, do którego są powiązane.

Log audytu: min. 6 lat, bezterminowo dla zdarzeń security-critical.

Logi serwera: 30 dni.

Z kim dzielimy dane

Podmioty przetwarzające, których używamy do prowadzenia usługi:

• Vercel Inc. (hosting, edge) - region UE (Frankfurt), firma z USA.
• Neon Inc. (baza Postgres) - region UE (Frankfurt).
• Upstash Inc. (rate-limit + cache notyfikacji) - region UE (Frankfurt).
• Resend Inc. (email transakcyjny) - region UE do wysyłki, firma z USA.

Transfery międzynarodowe do USA opieramy na UK-US Data Bridge oraz Standard Contractual Clauses tam gdzie wymagane. Nie sprzedajemy danych osobowych. Nie używamy ich do trenowania modeli AI.

Twoje prawa

Na mocy UK GDPR masz prawo do:

• Dostępu do danych, które o Tobie przetwarzamy (subject-access request).
• Sprostowania nieprawidłowych danych.
• Usunięcia danych (z zastrzeżeniem ustawowej retencji - np. reguła HMRC 6 lat).
• Ograniczenia lub sprzeciwu wobec przetwarzania.
• Przenoszenia danych gdy podstawą jest zgoda lub umowa.
• Wycofania zgody marketingowej w każdym momencie.
• Wniesienia skargi do Information Commissioner’s Office (ICO): https://ico.org.uk.

Bezpieczeństwo

Hasła hashowane algorytmem argon2id (OWASP 2023 moderate). Sekrety TOTP szyfrowane at rest AES-256-GCM. Kody zapasowe przechowywane jako hashe SHA-256. Sesje HttpOnly, SameSite=Lax, 14-dniowy rolling expiry, unieważniane przy resecie hasła.

HTTPS wymuszone przez HSTS. CSP oparte na nonce (bez unsafe-inline). Każda akcja zapisu logowana z autorem, IP, obiektem.

Dokumenty przechowywane prywatnie w Vercel Blob, serwowane tylko przez uwierzytelniony proxy weryfikujący przynależność do organizacji.