Polskie Ltd w UK - 7 błędów HR, które najczęściej widzimy

Prowadzę praktykę HR dla polskich właścicieli Ltd od kilku lat. Wzorce się powtarzają. Oto siedem najczęstszych pułapek - i co z nimi zrobić.

1. Umowa o pracę przepisana z polskiego wzoru

Klasyk. Ktoś znajomy „miał taką samą sytuację w Polsce", przesyła Word, właściciel podpisuje. Problem: w UK nie ma kodeksu pracy w polskim sensie. Większość regulacji wynika z Employment Rights Act, kazusów (case law) i Kodeksu ACAS.

Polski wzór zwykle ma za dużo (klauzule, których w UK nie egzekwujesz) i za mało (kluczowych zapisów o probation, garden leave, payment in lieu of notice, restrictive covenants).

Co zrobić: kup gotowy szablon kontraktu UK, najlepiej od źródła HR-owego, nie od solicitora general practice. I pamiętaj, że Section 1 Statement - pisemne podsumowanie warunków pracy - musi być wręczone w dniu rozpoczęcia pracy, nie po dwóch miesiącach.

2. „Płacę gotówką, bo tak prosi"

Każdy zatrudniony pracownik w UK musi być zarejestrowany w HMRC PAYE, nawet jeśli pracuje 5 godzin tygodniowo. Wypłata „cashem bez papieru" to:

• przestępstwo skarbowe,
• automatyczne unieważnienie wszystkich Twoich obron przy roszczeniu tribunal,
• ryzyko utraty statusu sponsora wizowego (jeśli go masz),
• ryzyko cofnięcia settled status pracownika.

To nie jest „polska szara strefa". To brytyjska szara strefa, a HMRC ma dane.

3. Brak Right to Work check - albo zrobiony „po znajomości"

Każdy pracownik (włącznie z Polakami) musi przejść kontrolę Right to Work przed pierwszym dniem pracy. Po Brexicie sam paszport polski nie wystarczy - potrzebny jest dowód statusu (settled / pre-settled / share code).

Kontrola robiona z opóźnieniem = brak obrony przy kontroli Home Office = kara £45,000–£60,000 za pracownika.

Jak to dobrze zrobić: w UK używa się systemu share code. Pracownik generuje kod na gov.uk, Ty go weryfikujesz, zapisujesz datę kontroli i kopię. Pięć minut.

4. Disciplinary „od razu zwolnienie"

Polski właściciel, który ma pracownika robiącego coś niewłaściwego, ma w głowie ten ruch: rozmowa → wypowiedzenie → koniec. W UK to się nie uda.

Musisz przejść przez ACAS Code of Practice:

1. Investigation (postępowanie wyjaśniające)
2. Invite letter na disciplinary hearing
3. Hearing z prawem do bycia accompanied (osobą towarzyszącą)
4. Decyzja i prawo do appeal

Skrócenie tej procedury = automatic unfair dismissal = nawet 25% dopłaty do odszkodowania za nieprzestrzeganie Code.

5. „Probation 3 miesiące, potem zobaczymy"

To dawne podejście. Po Employment Rights Act 2025 (czyli już za chwilę) prawo do unfair dismissal jest day-one right. Probation to teraz nie „testowanie czy mi pasuje" - to strukturyzowany okres oceny z udokumentowanymi review pointami.

Bez tych review pointów nie zwolnisz nawet w probation, bez ryzyka roszczenia.

6. Brak handbooka

Employee handbook (regulamin pracownika) nie jest wymagany ustawowo, ale przy każdej sprawie ER tribunal pyta o niego pierwsze pytanie. Brak = niejasne oczekiwania = przegrana sprawa.

Minimum: polityka dyscyplinarna, grievance, urlopowa, sick leave, equality, GDPR. Po angielsku i po polsku.

7. „Mój księgowy się tym zajmuje"

Księgowy zna PAYE i HMRC. Nie zna prawa pracy, ACAS Code, Equality Act, Working Time Regulations czy Immigration Act. To dwie różne dyscypliny.

Najgorszy scenariusz, jaki widziałam: księgowy doradził klientowi „zwolnij ją, nie ma jeszcze 2 lat pracy". Po Employment Rights Act 2025 ta reguła już nie działa, ale nawet wcześniej działała tylko na unfair dismissal - nie na discrimination. Klient zwolnił, pracownica złożyła pozew o dyskryminację (ciąża, choć nikt o tym oficjalnie nie wiedział), ugoda kosztowała £18 000 plus koszty solicitora.

Co zrobić w tym tygodniu

1. Wyciągnij standardowy kontrakt swojej firmy. Pokaż go kompetentnemu HRBP lub solicitorowi specjalizującemu się w prawie pracy.
2. Sprawdź, czy wszyscy pracownicy są w PAYE.
3. Zweryfikuj, że każdy ma na piśmie zarejestrowany Right to Work check.
4. Spisz, kiedy ostatnio aktualizowałeś handbook. Jeśli „nigdy" - to priorytet.

I jeśli któryś z tych siedmiu punktów sprawił, że poczułeś nieprzyjemne ukłucie - odezwij się. To naprawdę da się posprzątać w kilka tygodni.